公司 Email 用 Google Workspace：
五步設定與成本

刊登日期：2026-09-30

直接回答：2026 年香港公司改用 Google Workspace 做公司電郵，年約每位使用者每月 Business Starter US$7（約 HK$55）、Standard US$14、Plus US$22；按月付的彈性方案為 US$8.40 起（Google 官方價，2026 年 9 月 29 日查閱，未連稅）。設定分五步：買網域、開帳戶、TXT 驗證、MX 改為 smtp.google.com、加 SPF／DKIM／DMARC，最長約 5 日完成。

為什麼生意電郵不應再用 gmail.com？

先把名詞講清楚。網域（domain）是公司在互聯網上的名字，例如 yourcompany.com.hk；公司電郵是以這個網域結尾的地址，例如 [email protected]。Google Workspace 是 Google 的企業版服務，把 Gmail、日曆、雲端硬碟與 Meet 放在同一個以公司網域登入的帳戶內。

用 @gmail.com 收生意電郵，問題不在於 Gmail 不好用，而在三件事。第一，客人收到一份以個人免費郵箱寄出的報價單，很難判斷是否真的來自你的公司，同一個 Gmail 名稱任何人都可以註冊一個近似的。第二，帳戶屬於登記的個人，同事離職時帶走密碼，客人的往來記錄也一併帶走。第三，你無法為 gmail.com 設定自己網域的 SPF、DKIM 與 DMARC，對方郵件系統只能看到一個普通的免費地址。

主機附送的郵箱雖然有公司網域，但容量、垃圾郵件防護與寄件驗證視乎主機供應商，而且與網站放在同一台伺服器上，網站出事時電郵往往一併受影響。這並不代表一定要換，但如果你的報價經常「寄了但客人說沒收到」，這通常就是原因之一。

Google Workspace 每人每月多少錢？

以下價錢取自 Google Workspace 官方定價頁與 「彈性方案」管理員說明，2026 年 9 月 29 日查閱，以美元列示、未連稅。香港帳戶結帳時可能以港元顯示，最終金額以結帳頁為準。

年約是承諾一年的方案，官方標明比按月付省 16%；彈性方案按每月實際帳戶數收費，可以隨時增減人數，改變人數時按比例計算。官方定價頁亦註明 Business 方案最多 300 位使用者，並有 14 日免費試用；新客戶首 3 個月另有推廣折扣（Starter 為 5 折，Standard 與 Plus 為 7 折），只適用於首 20 位使用者，實際以結帳時顯示為準。

換算港元時，可按聯繫匯率制度下約 7.8 的匯率粗略估算：Starter 年約每人每月約 HK$55。這只是估算，信用卡的外幣手續費另計。

五人公司一年要付多少？應該選哪個方案？

以 5 人的小公司為例，把每人月費乘以人數和 12 個月，就是一年的訂閱總額：

選方案的核心問題只有一條：同事每人的郵件與檔案，會否超過 30 GB？只用來收發電郵、偶然分享文件，Starter 已經足夠，而且這 30 GB 是全公司共用的集區，5 人即合共 150 GB。經常在雲端硬碟存放設計檔、影片或大量相片，或者要錄影會議，Standard 的 2 TB 才合理。需要電子蒐證與保管箱等合規功能，才考慮 Plus。

年約還是彈性？人數穩定，選年約；有兼職、實習生或季節性員工，彈性方案每月按實際人數計，反而較省。容易被忽略的是：帳戶是按人收費，共用的 info@ 或 sales@ 不一定要開成獨立帳戶，可以用群組或別名轉寄給負責同事，不另收費。

第一至第三步：網域、帳戶與驗證怎樣做？

前三步的目標，是讓 Google 確認這個網域屬於你。整個過程只需要兩個地方：Google 管理控制台，以及你的網域註冊商的 DNS 設定頁。

第一步最常卡住的，不是技術，而是網域的擁有權。不少公司的網域當年由網頁公司或已離職的同事代為登記，登入資料早已遺失。開始之前，先確認你能登入註冊商帳戶、網域登記人是公司，並記下續期日期。還未有網域的，香港公司常見選擇是 .com 或 .com.hk，兩者的分別與申請條件，本站〈.hk 還是 .com？香港網域註冊指南〉有詳細比較。網域年費由註冊商另外收取。

第二步在 Google 開帳戶並選方案，可先用 14 日試用。第三步 Google 會提供一段以「google-site-verification」開頭的 TXT 驗證字串，把它加到網域的 DNS，儲存後回到管理控制台按驗證。DNS（Domain Name System）是網域的「地址簿」，決定網站、電郵各自送到哪一台伺服器。

第四步：改 MX 記錄，會不會漏信？

MX 記錄（Mail Exchanger）告訴全世界：寄給這個網域的郵件，應該送到哪一台伺服器。根據 Google 的 MX 設定說明，Google Workspace 目前只需要一條 MX 記錄，值為 smtp.google.com，優先順序設為 1；舊的 MX 記錄要刪除，否則部分郵件仍會送到舊伺服器。

Google 說明 MX 更改最長需要 72 小時才被普遍識別。這段時間，不同寄件伺服器看到的記錄可能不同，部分郵件仍會送到舊郵箱。所以正確的次序是：先在 Google 建好全部員工帳戶，再改 MX；改完之後保留舊郵箱至少 72 小時，每日登入查看；確認沒有新郵件再送到舊郵箱，才停用舊服務。舊郵件可以在停用前用 Google 的資料遷移工具匯入。

改 MX 只影響電郵，不會影響網站。網站由 A 記錄或 CNAME 決定，兩者互不相干；換電郵服務不需要搬主機，換網站主機也不需要改 MX。

第五步：SPF、DKIM、DMARC 要怎樣設定？

三條記錄都以 TXT 形式加在 DNS 裏，各自回答一個問題：SPF（Sender Policy Framework）列出哪些伺服器可以代你的網域寄信；DKIM（DomainKeys Identified Mail）為每封郵件加上數碼簽名；DMARC（Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance）告訴收件方，郵件未通過前兩項時應該怎樣處理。

SPF 的寫法見 Google 的 SPF 說明。最常見的錯誤是加了第二條 SPF：如果網站、電子報或會計系統也以你的網域寄信，要把它們的 include 合併到同一條記錄內，因為 SPF 標準 RFC 7208 規定同一網域有多條 SPF 記錄會導致驗證出錯，而且整條記錄的 DNS 查詢不可超過 10 次。

DKIM 按 Google 的 DKIM 說明在管理控制台的「驗證電子郵件」頁產生，註冊商支援的話選 2048 位元。要注意，開啟 Gmail 之後要等 24 至 72 小時才可以產生金鑰；把 TXT 加進 DNS 之後，要回到同一頁按「開始驗證」，否則郵件不會簽名。

收件方怎樣判斷你的電郵是真的？

三條記錄設好之後，每一封寄出的報價單都會經過收件伺服器的三道檢查。理解這個次序，就明白為什麼少設一條也可能入垃圾郵件。

Gmail 的 電子郵件寄件者指南規定，自 2024 年 2 月 1 日起，所有寄件者最少要設定 SPF 或 DKIM；每天向 Gmail 帳戶寄出超過 5,000 封的寄件者，SPF、DKIM、DMARC 三者都必須設定，而且寄件網域要與驗證的網域一致。一般中小企每天寄不到這個數量，但對方用的未必是 Gmail，其他郵件系統也以同樣的邏輯判斷，三條一次做齊最穩妥。

DMARC 由 p=none 到 reject，應該怎樣推進？

Google 的 DMARC 說明建議在 SPF 與 DKIM 已運作最少 48 小時之後才加 DMARC，並由觀察模式開始，逐步收緊：

第一級 p=none 不改變任何投遞，只會把報告寄到 rua 指定的郵箱，讓你看到有哪些伺服器以你的網域寄信。報告裏如果出現你不認識的來源，可能是有人冒認；如果出現你認識但未通過的來源，例如網站的表單通知或電子報平台，就要先把它加進 SPF 或為它設定 DKIM。

確認所有合法來源都通過之後，才升到 p=quarantine，可以配合 pct 參數先套用在一部分郵件上；最後升到 p=reject，冒認你網域的郵件就會被直接拒收。升級沒有固定時間表，看的是報告，而不是日曆。

設定完成後要檢查什麼？有哪些隱藏成本？

最後一步是驗收。以下七項逐項做一次，每項都有明確的合格標準：

第 2 項的做法很簡單：由新郵箱寄一封信到私人 Gmail，在 Gmail 開啟「顯示原始郵件」，SPF、DKIM、DMARC 三行都顯示 PASS 才算合格。第 4 項最常出事：網站的查詢表單通知、網店的訂單確認，通常經另一個寄件服務寄出，例如我們網站的自動電郵發送功能（US$200，含 100 封），要一併加進 SPF 或另設 DKIM，否則客人一提交表單，通知就被當成垃圾郵件。

隱藏成本方面，要預先計算四項：網域年費（由註冊商收取）、舊郵件搬遷所需的時間、信用卡外幣手續費，以及新客戶推廣期完結後回到標準價的差額。不應該省的是 DKIM 與 DMARC：它們不另收費，卻直接決定報價單能否送到客人手上。網站上線前的其他技術檢查，見〈網站上線前檢查清單〉；網站每年的維護範圍，見〈網站維護費用包含甚麼〉。